Porządkowanie dokumentów. Warto mieć łatwy dostęp do starych dokumentów, brakowanie dokumentów

Z każdą transakcją i procedurą podejmowaną w firmie przybywa druków i formularzy. Jeśli zaniedba się porządkowanie dokumentów archiwalnych na bieżąco, trzeba liczyć się z tym, że pewnego dnia pracownicy utoną w stosach papierów zalegających w każdym pomieszczeniu. Szczególnie boleśnie właściciel firmy odczuje to niezorganizowanie w momencie, gdy będzie musiał odnaleźć dokument sprzed lat, o dostarczenie którego poprosi np. Urząd Skarbowy i da na to tydzień.

Bagatelizując bieżące porządkowanie dokumentacji na odnalezienie potrzebnego papieru traci się wiele godzin. Czasem trzeba w tym celu oderwać pracowników od wykonywania ich obowiązków nawet na kilka dni. To niepotrzebna strata czasu i pieniędzy. Za przepracowane godziny trzeba zapłacić, a czas wykorzystany został na inne cele. Brakowanie dokumentów doprowadza do sytuacji, gdy robią się zaległości i zamieszanie w funkcjonowaniu firmy. Z tego względu o porządkowanie dokumentów należy zadbać zanim zaczną one zasypywać powierzchnię firmy. Można zrobić to samemu, lub zlecić profesjonalnej firmie, która pomoże w opracowaniu najlepszego systemu archiwizacji.

Author: ideafinans.pl